Come le piattaforme di produttività e collaborazione possono aiutare nell’adottare lo Smart Working

La pandemia di Covid-19 che ci ha tristemente investiti negli ultimi mesi ha portato effetti e cambiamenti delle nostre abitudini quotidiane sia nella sfera personale che professionale.

In questo ultimo ambito, una delle conseguenze è l’adozione diffusa dello Smart Working, la possibilità quindi di poter remotizzare le proprie attività lavorative e di poter svolgere i propri compiti da casa e non dalla sede della propria azienda.

Con questa modalità, i dipendenti traggono vantaggi quali ad esempio il risparmio di tempo, costi ed energie dedicate agli spostamenti, possono evitare il ricorso ad eventuali baby-sitter e conciliare la gestione dei propri figli con gli impegni dell’ufficio, in generale subiscono un minore stress e quindi generano un aumento della produttività. Le aziende possono avere una maggiore efficienza nelle spese di gestione, illuminazione e utenze, pulizia, costi degli spazi fisici, avere dipendenti più soddisfatti e motivati.

Riduzione dell’inquinamento e del traffico portano inoltre benefici al nostro ambiente.

Per sostenere le sfide legate al ricorso allo Smart Working e creare un percorso di trasformazione digitale nel quale aziende e dipendenti possano riconoscersi anche per affrontare la crisi economica che sta derivando dalla comparsa della pandemia, occorre un cambiamento organizzativo e culturale di cui la tecnologia può “contenerne” l’impatto.

Piattaforme

Piattaforme di collaborazione digitale aiutano a trovare nuovi modi per comunicare e condividere, affinché tutte le entità dell’azienda, persone, team, clienti, fornitori possano continuare a svolgere la propria giornata lavorativa da remoto mantenendo il contatto e l’interazione con l’ecosistema. Questo anche in aiuto a possibili svantaggi derivanti dallo Smart Working quali l’isolamento, la poca vicinanza reale tra le persone, la solitudine durante i tempi lavorativi.

Microsoft 365® supporta le aziende nel tragitto verso la trasformazione del proprio modo di lavorare, aiutandole nel contempo a sostenere il business, offrendo una soluzione cloud per l’incremento della produttività personale e dell’organizzazione tutta.

Parliamo di una soluzione che consente di lavorare da qualsiasi dispositivo in qualsiasi posto del mondo in mobilità e sicurezza!

Microsoft 365® per le postazioni di lavoro

Con un abbonamento a Microsoft 365®, le aziende ottengono le versioni più recenti delle app di Office (come Word, Excel, PowerPoint e Outlook), Windows 10, 1 TB di spazio di archiviazione cloud su OneDrive, la soluzione SharePoint per la condivisione di documenti e informazioni, l’applicazione Teams per collaborare in modo efficiente in un solo posto, la possibilità di installazione su PC, Mac, tablet e dispositivi mobili per essere raggiungibili e poter lavorare ovunque, il tutto con livelli di sicurezza migliorati.

Pensata per le piccole / medie imprese nella versione Business e per le grandi imprese (con più di 300 utenti) nella versione Enterprise, in ambito aziendale la suite Microsoft 365® permette di:

• Migliorare la produttività dei dipendenti ovunque si trovino
• Preservare il contatto tra le persone tramite mail e calendari
• Facilitare chat, chiamate e riunioni tramite Teams
• Archiviare e gestire i file nel cloud
• Ridurre il lavoro cartaceo
• Creare e automatizzare i processi aziendali, semplificare le attività ripetitive con PowerAutomate (nella versione Enterprise)
• Avere a disposizione informazioni dettagliate relativamente alla produttività delle risorse e dell’azienda ed effettuare analisi con MyAnalytics e PowerBi Pro (nella versione Enterprise)
• Proteggere l’ambiente, i dati dell’azienda e dei clienti, i dispositivi da minacce informatiche
• Gestire le postazioni di lavoro in maniera semplificata lasciando più tempo al core business

Microsoft 365® è pensato anche nella versione Education per aiutare i docenti nel lavoro di squadra con la classe e permettere agli studenti di imparare tramite strumenti semplici ma innovativi.

Una soluzione completa, di facile utilizzo, che garantisce sicurezza e privacy, con prodotti sempre aggiornati, per l’aumento della produttività!

Microsoft Teams

Teams è lo strumento che più efficacemente può supportare i dipendenti durante lo svolgimento della propria attività lavorativa in Smart Working: infatti, da questa unica applicazione, è possibile chattare, effettuare chiamate, riunioni, promuovere la collaborazione tra team.

• Chat: è facile scambiare messaggi istantanei, inviare commenti, rispondere a richieste, scambiarsi gif ed emoji, sia one-to-one che in una chat di gruppo.
• Call: è possibile effettuare chiamate vocali e video sia all’interno che all’esterno dell’azienda, sia in modalità singola che di gruppo.
• Riunioni: i team possono riunirsi in un unico posto, si possono organizzare videoconferenze, eventi live e webinar fino ad un massimo di 10.000 partecipanti.
• Collaborare e co-authoring: Teams permette di lavorare contemporaneamente e in tempo reale su file condivisi quali Word, Excel e PowerPoint, che possono anche essere creati direttamente da Teams stesso senza cambiare app.
• Condivisione dello schermo: in questo modo tutti i partecipanti alla riunione possono visionare gli stessi contenuti.

Collaborare in maniera sicura, efficace, risparmio di tempo, meno mail da rintracciare, Teams è un hub intelligente che integra persone, contenuti e strumenti per un migliore lavoro agile! Con questa piattaforma le risorse riescono ad essere sempre in contatto, gestire progetti, trovare risposte, per la soddisfazione dei clienti dell’azienda e la continuità del business.

Sicurezza delle postazioni di lavoro

La sicurezza informatica oggi è un argomento estremamente importante che permea sia la nostra vita personale che professionale. Proteggersi da cyber attacchi, salvaguardare i dati dei clienti, tutelare la privacy ed in generale la sicurezza dei sistemi informativi diventa fondamentale per non mettere a repentaglio il patrimonio aziendale costituito dai dati.

Microsoft 365® dedicate alla salvaguardia dalle minacce e alla protezione dei dispositivi che contengono i dati quali computer, telefoni, tablet:

  • Advanced Threat Protection: un servizio di filtro della posta elettronica per proteggere da malware, virus, ransomware
  • Gestione dell’autenticazione a più fattori per ulteriore verifica dell’identità di chi accede ai dati
  • Windows Defender per la protezione del sistema, di file e di attività on line
  • Crittografia dei messaggi
  • Protezione dei dati tramite meccanismi che aiutano a prevenire la perdita degli stessi
  • Funzionalità avanzate di archiviazione tramite Exchange Online
  • Monitoraggio e controllo degli utenti per verificare che possano accedere e visualizzare ciò che è a loro consentito in base ai permessi assegnati
  • Gestione dei dispositivi mobili con la soluzione Mobile Device Management

Introducendo Microsoft 365® le aziende ottengono inoltre i vantaggi che fornisce il cloud, come la riduzione dell’hardware, il controllo dei costi, la disponibilità di prodotti aggiornati.

Riassumendo, soluzioni tecnologiche come quelle descritte possono contribuire al processo di trasformazione digitale: ammodernare l’IT mentre si rielaborano i processi e si dà spazio a persone e connessioni può aiutare a raggiungere una nuova normalità, produttiva e fatta di collaborazioni, nel rispetto delle esigenze di business.

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