Add-on: lo spazio a portata di mano!

Le aziende devono sempre di più affrontare il problema della gestione efficiente ed efficace dei propri spazi, ma con Add-On, grazie alla particolare attenzione verso i clienti e le tendenze del mercato, la soluzione vincente è “a portata di mano”.

Resource Central: organizza le riunioni, inclusi tutti i servizi aggiuntivi, in meno di 2 minuti

Email-signatureCercare le sale riunioni disponibili, trovare l’ambiente più adatto alle proprie esigenze, prenotare le sale e i servizi aggiuntivi utilizzando il modulo personalizzato, grazie a Resource Central non è mai stato così facile.

Tutte le operazioni associate alla prenotazione delle sale, come ad esempio la cancellazione, l’indicazione delle persone coinvolte, la scelta dei servizi aggiuntivi e la richiesta delle fatture, sono automatizzate, in quanto Resource Central è perfettamente integrato ai sistemi ERP. Resource Central gestisce tutto questo e consente al personale di risparmiare tempo e di dedicarsi ad altre attività, aumentando l’efficienza e riducendo i TCO.

Resource Central è uno strumento completo per la prenotazione e la gestione degli spazi per eventi interni ed esterni che riduce i costi migliorando allo stesso tempo il livello di servizio. È il primo software di resource management completamente integrato con Outlook® e che opera dalla stessa piattaforma di sistema. Non ci saranno più problemi di sincronizzazione, di aggiornamento dei sistemi e di ritardi di interfacciamento: Resource Central opera in tempo reale.

Resource Central è una soluzione add-on certificata per Microsoft Outlook® e Microsoft Exchange; è l’unico strumento di resource management certificato per Microsoft progettato appositamente per la piattaforma Microsoft e Outlook.

Prenotazione delle sale riunioni

Unendo le forze con Microsoft Outlook® ed Exchange Server, Resource Central consente di individuare la sala riunioni più appropriata alle proprie esigenze in maniera rapida e facile. Resource Central offre una panoramica di tutte le sale con le relative disponibilità, immagini selezionate dei singoli spazi, ed altri importanti dettagli, come la capacità massima, il piano in cui si trovano e le direzioni da seguire per raggiungerle. È possibile inoltre avere una panoramica delle potenziali sale riunioni in altre location, anche a livello worldwide.

Disponibilità dei partecipanti

Determina quando e se i partecipanti sono disponibili al momento della prenotazione delle sale. Resource Central gestisce le modifiche e le cancellazioni, questo permette un risparmio in termini di tempo, tempo che può essere impiegato in altre attività. Si evitano così degli errori comuni, ad esempio: dimenticarsi di annullare un meeting.

Disposizione e prenotazione dei servizi

Quando si organizza una riunione, è possibile coinvolgere automaticamente tutti i fornitori di servizi interni ed esterni, tra cui gli organizzatori della riunione, il personale del catering, il personale IT, ecc… Una volta invitato i partecipanti e prenotato la sala riunioni, è possibile scegliere e prenotare i servizi associati.

  • Lista e disponibilità delle sale conferenze, aree condivise e postazioni di lavoro, attraverso Outlook®
  • Gestione di tutte le modifiche e le cancellazioni
  • Rapida panoramica della disponibilità di tutte le sale riunioni, immagini selezionate e dettagli importanti come la capacità massima
  • Interfaccia intuitiva e user-friendly
  • Visibilità della disponibilità dei partecipanti interni
  • Prenotazioni via Outlook Web Access
  • Gestione dei meeting ricorrenti e tutte le tipologie di prenotazione diretta nel proprio calendario

Prenotazione delle aree di lavoro condivise

Nell’ambiente lavorativo odierno, i cosiddetti knowledge-based workers passano solo una parte del proprio tempo in ufficio. La gestione e prenotazione delle postazioni di lavoro condivise offrono alle aziende la possibilità di ridurre in modo significativo le spese generali, allo stesso tempo rendendo più facile per i dipendenti lavorare in modo flessibile. Le organizzazioni interessate ad utilizzare le loro strutture in modo più efficiente ricorrono sempre più a Resource Central. Con Resource Central, gli utenti possono cercare e prenotare gli spazi di lavoro disponibili per categoria e location direttamente tramite Outlook®, sia in anticipo che on demand.

  • Lista e prenotazione delle aree di lavoro condivise tramite Outlook®
  • Utilizzo dei servizi più efficiente grazie alla pianificazione e prenotazione degli spazi
  • Interfaccia intuitiva e user-friendly

Overview dei fornitori

I fornitori ricevono automaticamente la notifica e gli ordini. Possono visualizzare e stampare gli ordini generati automaticamente dall’organizzatore del meeting. Non è necessario per i fornitori prendere nota dei cambiamenti: Resource Central gestisce tutte le modifiche e le cancellazioni.

I moduli d’ordine sono al 100 % personalizzabili e possono essere adattati alle specifiche esigenze. Ciò significa che i servizi disponibili associati su ogni modulo variano in base alla singola sala riunioni, edificio, luogo o paese. Con Resource Central, è possibile prenotare parcheggi, pianificare eventi o qualsiasi altra cosa corrispondente alle esigenze dell’azienda.

Integrazione con i sistemi ERP

Grazie all’integrazione di Resource Central con il sistema di contabilità aziendale è possibile completare il ciclo di emissione ordine e fattura sia verso l’interno che verso l’esterno.

  • Invio automatico dei moduli d’ordine a tutti gli organizzatori del meeting, al personale del catering, ecc… con conseguente riduzione del carico di lavoro e miglioramento della comunicazione interna
  • Visualizzazione delle prenotazioni e degli ordini in un modulo amministrativo separato
  • Interfaccia intuitiva e user-friendly sia per gli organizzatori del meeting sia per i fornitori di servizi

Report sull’utilizzo delle sale riunioni

Tramite l’estrazione dei report riguardanti l’utilizzo delle risorse e delle sale, Resource Central garantisce che gli spazi aziendali siano utilizzati in maniera efficiente migliorando il risultato finale.

I report generati da Resource Central consentono di disporre di:

  • Analisi dell’uso delle sale e degli spazi di lavoro per valutare quali risorse sono sovra o sottoutilizzate
  • Utilizzo dei report standard riguardanti le risorse o creazione di report personalizzati sulla base delle proprie esigenze
  • Generazione dei report utilizzando Microsoft Reporting Services

Resource Central aiuta a rispondere alle seguenti domande:

  • Quali sale e spazi sono sovrautilizzati?
  • Ci sono cancellazioni in ritardo che impediscono l’uso efficiente delle sale riunioni?
  • Possiamo diminuire il numero delle nostre sale riunioni e trasformare questi spazi in uffici?
  • Cosa è possibile fare per migliorare la gestione delle sale riunioni?

Riduzione del budget dedicato ai meeting

Resource Central riduce il budget dedicato ai meeting e incrementa la produttività grazie alla possibilità di prenotare le risorse e i servizi in modo rapido. Tramite il calcolatore del ROI del software è possibile determinare l’eventuale riduzione dei costi di organizzazione dei meeting implementando la soluzione di Add-On.

Accoglienza ospiti

Resource Central aiuta a fare una buona impressione con gli ospiti che arrivano negli uffici della azienda per la prima volta. Tutti, appena varcano la porta di ingresso, si fanno immediatamente un’opinione sull’azienda in cui entrano. Se gli ospiti sono nuovi o potenziali clienti, dare un caloroso benvenuto e informazioni corrette e veloci, può renderli clienti a lungo termine. Resource Central accoglie gli ospiti facendoli sentire i benvenuti e dandogli tutte le informazioni necessarie, permettendo allo stesso tempo allo staff di focalizzarsi su cose più importanti.

Stampa dei badge degli ospiti e scansione dei codici a barre

Gli ospiti sono forniti di un badge stampato, con la scansione dei codici a barre si tiene facilmente traccia dei visitatori, chi è arrivato e chi no, senza la necessità di utilizzare carta e penna. Ciò dà al personale più tempo per dialogare con gli ospiti, farli sentire i benvenuti e dare loro ulteriori informazioni.

Le notifiche via mail minimizzano il tempo di attesa

Per ridurre i tempi di attesa, all’arrivo degli ospiti si riceve una notifica via mail, così sarà possibile andare alla reception o nella sala riunioni per accoglierli. Oppure se i visitatori sono in ritardo, nel mentre sarà possibile continuare a lavorare su altre attività.

Integrazione con Digital Signage Solution

Digital Signage Solution, il sistema di Add-On che permette di avere sia una panoramica delle sale sia le informazioni relative ai singoli spazi, migliora ulteriormente la prima impressione dell’azienda.

È possibile integrare Resource Central con le soluzioni Add-On di Digital Signage: Digital Sign Service e Ariadne.

Durante il processo di prenotazione delle sale, le informazioni sono inviate direttamente a DIGITAL SIGN o ai monitor nella reception, al di fuori delle sale o ovunque sia necessario. Con l’opzione “wayfinding”, Digital Signs può anche indirizzare i visitatori verso le sale riunioni.

È così possibile fornire agli ospiti e ai collaboratori l’istantanea degli eventi della giornata e di tutte le altre attività, offrendo:

  • Visualizzazione per ogni singolo spazio degli eventi in corso e degli eventi in programma
  • Gestione degli eventi (prenotazione, gestione delle tempistiche, termine del meeting) direttamente dalla sala in cui si svolgono
  • Template intuitivo e personalizzabile per coordinare l’immagine aziendale.

Con l’installazione di ARIADNE è possibile aggiungere altri moduli: messaggi di benvenuto, guide di directory, supporto per lo streaming video, feed RSS e molto altro ancora.

Per maggiori informazioni potete contattare Carolina Turconi e Michele Lucioni.